Préparer la clôture de l’exercice : les pièces à réunir

Des comptes annuels justes, établis dans les délais, dépendent d’abord des pièces transmises. Quelques semaines avant la clôture, rassembler ces documents évite les relances et les allers-retours.

La banque et la trésorerie

• Les relevés de tous les comptes bancaires de l’entreprise, jusqu’à la date de clôture incluse ;
• le détail de la caisse, si l’activité encaisse des espèces ;
• les justificatifs des opérations dont l’objet ne se lit pas sur le relevé.

Les ventes et les achats

• Les factures de vente et d’achat de l’exercice non encore transmises ;
• la liste des factures clients restant à encaisser et des factures fournisseurs restant à payer à la date de clôture ;
• les notes de frais et leurs justificatifs.

Les stocks et les travaux en cours

Si l’entreprise détient des stocks, leur inventaire à la date de clôture — quantités et valeur — est indispensable : il a une incidence directe sur le résultat. Il en va de même des travaux ou prestations en cours, commencés mais pas encore facturés.

Les investissements et les financements

• Les factures des biens d’équipement acquis dans l’année, et la liste de ceux qui ont été cédés ou mis au rebut ;
• les tableaux d’amortissement des emprunts, et les contrats de crédit-bail ou de location ;
• les contrats signés dans l’année qui engagent l’entreprise au-delà de la clôture.

Le social

Si la paie n’est pas tenue par le cabinet, les journaux de paie et les déclarations sociales de l’exercice complètent le dossier, ainsi que les éléments relatifs aux congés payés restant dus.

Chaque dossier a ses particularités : votre expert-comptable vous indiquera ce qui manque pour le vôtre. Le mieux est d’en parler avant la date de clôture, pas après.